1. Nghiệp vụ hành chính: quản lý sao y nội bộ, Giấy UQ,..), cấp số công văn, giấy giới thiệu::
- Quản lý và chứng thực sao y: Thực hiện sao y bản chính các văn bản nội bộ (Giấy ủy quyền, hồ sơ pháp lý, tài liệu dự án...) đảm bảo tính chính xác và đúng quy định của công ty.
- Quản lý hệ thống văn thư: Tiếp nhận, cấp số văn bản, đóng dấu và theo dõi luồng công văn đi/đến, đảm bảo dữ liệu được lưu trữ khoa học và dễ dàng tra cứu.
- Điều phối giấy tờ hành chính: Soạn thảo, cấp số công văn và quản lý việc sử dụng Giấy giới thiệu cho cán bộ nhân viên đi công tác hoặc làm việc với các cơ quan hữu quan.
- Quản lý con dấu/chứng từ pháp lý: Chịu trách nhiệm bảo quản con dấu, đóng dấu chứng từ và lưu trữ hồ sơ hành chính theo quy định
- Tiếp nhận chứng từ từ các trại gửi về và chuyển trình ký đến cấp quản lý hoặc các phòng ban liên quan khi có yêu cầu
2. Quản lý tài sản và văn phòng :
- Quản lý tài sản, trang thiết bị, vật tư, phòng y tế, dịch vụ sửa chữa, bảo trì bảo dưỡng văn phòng
- Đặt văn phòng phẩm, cấp phát đồng phục, kỷ niệm chương, quà phúc lợi cho nhân viên
- Quản lý dịch vụ thuê ngoài tại Văn phòng (nhà thầu, bếp ăn, bảo vệ, chăm sóc cây cảnh)
- Thực hiện lấy face ID cho nhân viên mới tại Văn phòng
- Quản lý tồn kho, kiểm kê kho vật dụng, hàng hóa, quà tặng,..do BP Nhân sự phụ trách
3. Hậu cần hội họp, tổ chức sự kiện và Công tác :
- Hỗ trợ hậu cần cho hội họp, tổ chức đào tạo tại khu vực Miền Bắc
- Đặt vé máy bay, khách sạn cho Ban lãnh đạo và nhân viên đi công tác
- Phối hợp tổ chức các chương trình, sự kiện thường niên như Greenfeed Day, Tiệc cuối năm, Khai xuân…và sự kiện nội bộ tại văn phòng (8/3, 20/10,...), sinh nhật hàng quý
- Tham gia triển khai, điều phối chương trình Teambuilding, khám sức khỏe, tiêm vaccine cho nhân viên tại khu vực Miền Bắc
4. Quản lý thanh toán và Ngân sách:
- Thực hiện thanh toán các chi phí hàng tháng: khách sạn, vé máy bay, taxi, công tác phí tài xế, bảo dưỡng xe & các chi phí khác: photocopy, điện nước, internet chuyển phát thư cung cấp nước, máy in nước uống,..
- Theo dõi và kiểm soát chi phí nhân sự theo định mức và ngân sách được duyệt
- Báo cáo tổng hợp chi phí hàng tháng
5. Quản lý Dịch vụ bảo vệ :
- Theo dõi Hợp đồng thuê và giám sát chất lượng dịch vụ nhà thầu bảo vệ, bố trí nhân sự và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.
- Quản lý chấm công, thanh toán chi phí dịch vụ và tiền thưởng hỗ trợ bảo vệ hàng tháng
- Quản lý điều phối xe văn phòng Sắp xếp điều phối xe văn phòng phù hợp với lịch trình công tác, vận chuyển hàng hóa từ yêu cầu sử dụng xe của các bộ phận
- Theo dõi chi phí xăng xe, sửa chữa bảo trì bảo dưỡng xe định kỳ
- Kiểm tra chứng từ thanh toán công tác phí tài xế hàng tháng
- Nghiệp vụ nhân sự khác Phối hợp triển khai các chương trình quà tặng, phúc lợi cho nhân viên tại khu vực Miền Bắc
- Trình độ học vấn: Cao đẳng trở lên chuyên ngành Hành chính, Nhân sự, Du lịch, Văn thư – Lưu trữ hoặc các ngành liên quan
- Kinh nghiệm:Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm ở vị trí hành chính, văn thư, nhân sự
- Yêu cầu khác:
- Kỹ năng giao tiếp tốt, thân thiện, chuyên nghiệp
- Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, Outlook)
- Ưu tiên có kinh nghiệm với các hệ thống E-office, E-request, đặt dịch vụ
- Sẵn sàng đi công tác
GREENFEED Vietnam Career
GREENFEED GROUP