Nhân viên thu mua

1. Lập kế hoạch và thực hiện mua hàng:

• Tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ các phòng ban: phiếu yêu cầu mua (PR) → phê duyệt → đặt hàng (PO) → nhận hàng → thanh toán.

• Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng, giá cả cạnh tranh và uy tín.

• Đàm phán điều khoản thương mại, giá cả, thời gian giao hàng và điều kiện thanh toán với nhà cung cấp.

• Theo dõi tiến độ đặt hàng, đảm bảo hàng hóa giao đúng số lượng, chất lượng và thời hạn yêu cầu.

• Làm việc với phòng Kỹ thuật, Chăn nuôi, Kho vận để xác nhận đúng thông số và số lượng cần đặt.

2. Quản lý hợp đồng mua bán:

• Soạn thảo, rà soát và quản lý hợp đồng mua bán theo đúng quy định pháp lý và chính sách Công ty.

• Đọc và hiểu các điều khoản cơ bản trong hợp đồng: giá, số lượng, điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng, điều kiện bảo hành, điều khoản phạt vi phạm.

• Lưu trữ và quản lý hệ thống hợp đồng dễ dàng tra cứu và kiểm soát.

• Phối hợp với bộ phận pháp lý và kế toán để đảm bảo hợp đồng được ký kết và thực thi đúng quy trình.

3. Quy trình thanh toán và kiểm soát tài chính:

• Nắm vững và tuân thủ quy trình thanh toán nội bộ của Công ty, bao gồm:

– Lập và xử lý hồ sơ thanh toán (đề nghị thanh toán, hóa đơn, phiếu nhập kho, biên bản nghiệm thu).

– Đối chiếu chứng từ với hợp đồng và đơn đặt hàng trước khi trình phê duyệt.

– Theo dõi công nợ phải trả, đảm bảo thanh toán đúng hạn theo cam kết với nhà cung cấp.

• Phối hợp với bộ phận Kế toán để quyết toán các khoản thanh toán kịp thời, chính xác.

4. Theo dõi đơn hàng và làm việc với nhà cung cấp:

• Theo dõi tiến độ giao hàng của từng PO, nhắc nhà cung cấp trước hạn nếu cần.

• Xử lý các vấn đề thường gặp: giao trễ, thiếu hàng, hàng không đúng quy cách → báo cáo và đề xuất hướng giải quyết.

• Phối hợp với bộ phận kho kiểm tra hàng khi nhận, lập biên bản nếu hàng không đạt yêu cầu.

• Cập nhật trạng thái đơn hàng vào hệ thống / file theo dõi mỗi ngày.

5. Báo cáo:

• Lập báo cáo thu mua định kỳ: tình hình đặt hàng, biến động giá, tiến độ giao nhận hàng.

• Tuân thủ các quy định nội bộ về thu mua.

• Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên chuyên ngành Quản trị Kinh doanh/Kinh tế/Logistics/Thương mại hoặc các ngành liên quan.

• Từ 1 – 2 năm kinh nghiệm tại vị trí Thu Mua, Mua Hàng trong lĩnh vực sản xuất/thức ăn chăn nuôi/nông nghiệp.

• Có kinh nghiệm làm hợp đồng mua bán, xử lý hồ sơ thanh toán và quản lý nhà cung cấp.

• Nắm vững quy trình thu mua từ đầu đến cuối: xác định nhu cầu → chọn nhà cung cấp → đặt hàng → nhận hàng → thanh toán.

• Am hiểu quy trình thanh toán doanh nghiệp, các loại chứng từ kế toán liên quan (đề nghị thanh toán, hóa đơn VAT, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận).

• Có khả năng đọc, soạn thảo và rà soát hợp đồng mua bán, nhận diện các rủi ro pháp lý cơ bản trong hợp đồng.

• Thành thạo Microsoft Office (Excel, Word), biết sử dụng phần mềm ERP/SAP là lợi thế.

• Kỹ năng đàm phán và giao tiếp tốt; khả năng xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp.

• Chịu được áp lực công việc cao, chủ động và linh hoạt xử lý công việc.

• Trung thực, cẩn thận, có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc.