Chuyên viên Dịch vụ Nơi làm việc

• Điều phối đặt/đổi/hủy vé máy bay, phương tiện, khách sạn, bảo hiểm công tác và các dịch vụ di chuyển liên quan
• Hỗ trợ thủ tục visa, hộ chiếu, đăng ký chương trình khách hàng thân thiết cho nhân viên và Ban lãnh đạo
• Chuẩn bị hạ tầng, trang thiết bị, không gian và hậu cần (ăn uống, trang trí, quà tặng) cho họp, đào tạo và hội nghị
• Lập kế hoạch và triển khai chương trình văn hóa doanh nghiệp, team building và sự kiện gắn kết nhân viên
• Kiểm soát định mức chi phí công tác, xử lý thanh toán công tác phí và đề xuất tối ưu chi phí
• Khảo sát, tổng hợp phản hồi và phân tích mức độ hài lòng sau sự kiện; đề xuất cải tiến trải nghiệm
• Giám sát công tác kiểm tra định kỳ và bảo trì hệ thống kỹ thuật, điện nước, hạ tầng văn phòng tại khu vực phụ trách; tiếp nhận thông tin hư hỏng và điều phối xử lý sự cố trong thời gian nhanh nhất.
• Trực tiếp quản lý và giám sát các dự án cải tạo lớn, nhỏ, sửa chữa và nghiệm thu bàn giao theo đúng dự toán phê duyệt; quản lý hồ sơ kỹ thuật và bản vẽ hoàn công liên quan.
• Quản trị hệ thống đặt phòng họp và bảo đảm các quy tắc sử dụng không gian chung được thực thi; theo dõi tỷ lệ lấp đầy để đề xuất sắp xếp lại không gian làm việc linh hoạt và hiệu quả hơn.
• Chịu trách nhiệm quản lý danh mục tài sản, công cụ dụng cụ và phối hợp với các bộ phận liên quan thực hiện kiểm kê định kỳ; bảo đảm sai lệch giữa thực tế và sổ sách dưới mức quy định.
• Thực hiện quy trình thanh lý tài sản cũ hoặc hư hỏng theo đúng quy định và chính sách của công ty.
• Duy trì các tiện ích tại khu vực làm việc chung nhằm thúc đẩy tính cộng tác và thoải mái cho nhân viên; bảo đảm văn phòng luôn trong tình trạng vận hành tốt, an toàn và đáp ứng nhu cầu sử dụng.
• Vận hành dịch vụ tiền sảnh, đón tiếp khách, quản lý luồng văn thư và con dấu doanh nghiệp
• Bảo đảm các hoạt động hỗ trợ văn phòng được thực hiện chuẩn xác, bảo mật và đúng quy trình
• Giám sát vận hành nhà ăn, kiểm soát chất lượng suất ăn, lưu mẫu và đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm. Cấp phát hiện vật (bánh, sữa…) cho nhân viên làm ca đêm hoặc môi trường độc hại theo đúng quy định
• Điều phối lịch trình di chuyển, quản lý lộ trình và định mức tiêu hao nhiên liệu của đội xe; kiểm tra chứng từ, đối soát lộ trình và thực hiện thủ tục thanh toán công tác phí cho tài xế hàng tháng.
• Tham gia công tác khảo sát, lựa chọn nhà cung cấp và thực hiện quy trình mua sắm xe ô tô mới cho đơn vị khi có nhu cầu.
• Giám sát công tác bảo dưỡng, đăng kiểm, vệ sinh và sửa chữa phương tiện nhằm bảo đảm an toàn tuyệt đối và tuân thủ quy định pháp luật về an toàn giao thông.
• Chấm công, quản lý và đánh giá hiệu suất cũng như thái độ phục vụ của đội ngũ tài xế theo bộ tiêu chuẩn của công ty.
• Quản lý và lưu trữ hệ thống hồ sơ chứng từ và các tài liệu liên quan; bảo đảm tính đầy đủ, cập nhật và tuân thủ quy định của công ty.
• Kiểm soát tính hợp lệ và đầy đủ của bộ chứng từ thanh toán trước khi chuyển giao cho bộ phận kế toán; thực hiện đối soát công nợ và theo dõi tình trạng thanh toán.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan và nhà cung cấp nhằm bảo đảm tiến độ thanh toán được thực hiện đúng thời hạn cam kết, hạn chế ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ và vận hành.
• Theo dõi và đề xuất cải tiến quy trình quản lý hồ sơ và thanh toán nhà cung cấp nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát, tối ưu thời gian xử lý và giảm thiểu rủi ro vận hành.
• Phối hợp điều phối các hoạt động vận hành đặc thù tại từng khu vực sản xuất hoặc trang trại theo yêu cầu của cấp quản lý và nhu cầu thực tế tại địa bàn.
• Lập báo cáo hàng tháng về tình hình sử dụng ngân sách, hiệu suất dịch vụ và các chỉ số vận hành Tiếp nhận và xử lý nhanh các yêu cầu khẩn cấp liên quan đến dịch vụ hạ tầng, hậu cần và vận hành tại các site.
• Đề xuất sáng kiến tối ưu nguồn lực và nâng cao tiêu chuẩn dịch vụ nơi làm việc
• Bảo đảm tính nhất quán về chất lượng dịch vụ giữa các địa điểm vận hành khác nhau trong phạm vi phụ trách của đơn vị.

Yêu cầu về trình độ & kinh nghiệm:

• Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Quản trị Du lịch – Khách sạn, Quản trị Sự kiện, Quản trị Nhân sự hoặc các ngành liên quan.
• Ưu tiên ứng viên có nền tảng đào tạo chuyên sâu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, quản trị dịch vụ hoặc vận hành doanh nghiệp.
• Kinh nghiệm: Tối thiểu 3–5 năm kinh nghiệm trong các lĩnh vực liên quan như vận hành hành chính, quản lý công tác nội bộ, tổ chức hội họp, quản lý sự kiện nội bộ hoặc điều phối chương trình đào tạo và gắn kết nhân viên.
• Ưu tiên ứng viên đã từng làm việc tại tổ chức có quy mô nhân sự lớn, vận hành nhiều địa điểm, tần suất tổ chức sự kiện và hội nghị thường xuyên.
• Có kinh nghiệm làm việc trong mô hình Shared Services hoặc Operation Center là lợi thế.
• Kỹ năng tổ chức và điều phối công việc: Có khả năng lập kế hoạch, tổ chức và điều phối nhiều đầu việc cùng lúc, phối hợp hiệu quả với các phòng ban nội bộ và các đối tác bên ngoài để đảm bảo các hoạt động vận hành được thực hiện đúng kế hoạch và tiêu chuẩn dịch vụ.
• Kỹ năng chuyên môn và công cụ: Có hiểu biết về vận hành dịch vụ nơi làm việc toàn diện: công tác, hội họp, sự kiện, cơ sở vật chất, tài sản, hành chính văn phòng, an toàn lao động và môi trường.
• Thành thạo các công cụ văn phòng (Microsoft Office, Google Workspace) để quản lý dữ liệu, lập báo cáo và theo dõi công việc.
• Có kỹ năng quản lý và đánh giá nhà cung cấp dịch vụ; kiểm soát chi phí và chuẩn bị hồ sơ thanh toán theo đúng quy trình tài chính nội bộ.
• Có khả năng lập kế hoạch, tổ chức và điều phối nhiều đầu việc cùng lúc trong môi trường vận hành đa địa điểm. Hiểu biết về các quy định pháp luật liên quan đến an toàn vệ sinh lao động, phòng cháy chữa cháy và vệ sinh an toàn thực phẩm (với vị trí tại nhà máy/trang trại).
• Kỹ năng quản lý chi phí và theo dõi vận hành: Có khả năng theo dõi chi phí, chuẩn bị hồ sơ thanh toán và tổng hợp báo cáo vận hành, đảm bảo các hoạt động travel, meeting và event được triển khai đúng quy định và trong phạm vi ngân sách được phê duyệt.

 

PHÚC LỢI:

• Thu nhập cạnh tranh, lương tháng 13 (cam kết) + Thưởng cuối năm (dựa vào hiểu quả kinh doanh của công ty)
• Bảo hiểm chăm sóc sức khỏe cho cá nhân và người thân
• Được tham gia đầy đủ các chế độ bảo hiểm theo quy định nhà nước trong thời gian thử việc
• Cơ hội thăng tiến, môi trường làm việc năng động, sáng tạo và ứng dụng công nghệ tiên tiến
• Được huấn luyện, đào tạo nội bộ, nâng cao năng lực chuyên môn
• Và các chế độ hấp dẫn khác